Оформляем выдачу расчетных листков сотрудникам по электронной почте. Как отправить расчетный листок на электронную почту сотрудника Как добавить графу для подписи сотрудника о подтверждении получения расчетного листка
Программа позволяет сформировать индивидуальные расчетные листки сотрудников, и выполнить рассылку на адреса электронной почты.
Листки формируются с использованием стандартного отчета "Расчетные листки". Для каждого сотрудника листок сохраняется в отдельном файле Excel.
Пользователь может указать период, организацию и, при необходимости ограничить список сотрудников одним подразделением.
Адрес электронной почты сотрудника хранится в карточке физического лица. Перед использованием программы необходимо выполнить заполнение адресов электронной почты физических лиц, либо вручную, либо через автоматическую загрузку из внешнего файла Excel.
Все настройки программы сохраняются, и действуют для всех пользователей базы данных.
Сотрудник получит вот такое электронное письмо:
Порядок использования программы:
- Открыть обработку с диска
- Настроить параметры почтового сервера. Указать имя пользователя, пароль, адрес сервера, порт и способ авторизации.
- Указать период, за который будут сформированы расчетные листки, а также организацию. Если необходимо сформировать листки только по одному подразделению, тогда указывается подразделение.
- Указать каталог на диске, в котором будет сохранён архив файлов расчетных листков и протокол рассылки писем.
- Заполнить список сотрудников либо вручную, либо автоматически, нажав кнопку «Заполнить»
- Адреса электронной почты сотрудников будут загружены из контактных данных физических лиц. Если адрес отсутствует его можно указать вручную.
- После того как список сотрудников заполнен, необходимо нажать кнопку «Сформировать файлы расчетных листков». Через некоторое время будут сформирован комплект файлов для рассылки.
- Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и заполнить шаблон письма.
- Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и дождаться пока программа отправит письма.
- После окончания рассылки в папку с архивом файлов будет записан протокол рассылки
На программу предоставляется бесплатная техническая поддержка на 1 месяц.
Код обработки закрыт для изменения.
Достоинства
1. За одно нажатие можно разослать листки всем сотрудникам организации или одного подразделения;
2. Листки сохраняются в файловый архив на диске;
3. Можно оформить шаблон письма;
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте
Согласно законодательству работодатель обязан выплачивать сотрудникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Как правило, при выплате второй части зарплаты - окончательного расчета по итогам прошедшего месяца выдается расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Трудовым кодексом РФ не закреплен порядок информирования работников о составных частях заработной платы. С недавних пор чиновники признали правомерным такое уведомление в электронном формате. Об этом подробнее расскажем в сегодняшнем материале.
Общие положения о расчетных листках
Для расчетных листков не существует унифицированного бланка, потому как компании, так и ИП имеют право разработать его самостоятельно.
При утверждении формы учитывается мнение представительного органа подчиненных, если такой существует в организации (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). В любом случае расчетные листки 2017 обязаны содержать ряд обязательных сведений (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):
- состав зарплаты в денежном эквиваленте (окладная часть, выплачиваемые премиальные, оплата за сверхурочные работы);
- иные разовые выплаты (отпускные начисления, оплата больничных листов, оплата аренды личного имущества и другие);
- удержания с указанием их причины (НДФЛ - обязательно, остальные удержания - при наличии. Например, взыскиваемые с сотрудника по исполнительному листу алименты или задолженности перед банковскими учреждениями, переданные приставам);
- сумма, выдаваемая сотруднику на руки за вычетом всех удержаний.
Выдача расчетных листков - обязанность каждого работодателя, если порядок нарушается - трудовые инспекторы могут оштрафовать компанию на 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Судебные органы с таким положением дел согласны (по решению Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016 работодатель не смог оспорить штраф за невыдачу расчетных листков сотрудникам).
Электронные расчетные листки законны
В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте. Трудовому законодательству РФ такой формат ознакомления не противоречит.
Обязательным условием является обновление внутренних локальных актов и положений в связи с возникшими изменениями. Прописать, что расчетные листки будут выдаваться по электронке, можно и коллективном трудовом договоре, и в дополнениях к трудовым соглашениям с каждым работником. Также допустимо изменение утвержденного в компании положения о форме расчетного листка. Изменения нужно закрепить приказом и ознакомить каждого сотрудника под подпись. При этом данные поправки не ухудшают положение подчиненных, а значит, уведомлять их за два месяца до вступления изменений в силу не нужно (ст. 74 ТК РФ).
Стоит отметить, что комментируемое письмо - это первый документ от Минтруда, в котором признана правомерность электронной формы уведомления о частях зарплаты.
Программа для расчета зарплаты «Бухсофт: Заплата и кадры» обеспечит грамотный кадровый учет, а также оперативный и корректный расчет зарплаты с формированием всей необходимой отчетности.
Как выдавать расчетные листки электронно?
В Трудовом кодексе РФ звучит такая формулировка - сообщать сотрудникам о составных частях заработной платы нужно в письменной форме. Иных требований не указано. Таким образом, после отправки расчетки по электронной почте, сотрудники имеют возможность ознакомиться с ее содержанием и распечатать для личного хранения. Требование законодательства о письменном формате будет соблюдено.
Многие компании уже давно и успешно пользуются электронным документооборотом. Кроме электронной почты существуют и другие варианты, например, рассылка расчетных листков в личных сообщениях на компьютеры сотрудников через корпоративный сайт организации или разработка и внедрение программного обеспечения с доступом для каждого работника к личным документам. Стоит отметить, что суды согласны с подобными способами информирования (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).
Конечно, не у каждого сотрудника учреждения есть личный компьютер, персональная электронная почта и доступ в интернет.
Потому бумажный вариант исключать совсем не нужно, трудовому законодательству не будет противоречить, если вы оставите оба варианта уведомления.
Чтобы обеспечить подтверждение выдачи расчеток сотрудникам по электронном почте, в используемой для отправки электронных писем программе нужно настроить обратную отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Кроме того, проинструктируйте бухгалтера по зарплате об обязательном сохранении всех отправленных писем, при достаточном накоплении их можно заархивировать и хранить на сервере.
Отправить расчетный листок на электронную почту - самый быстрый и удобный способ выполнить требование ТК. В некоторых бухгалтерских программах есть нужный функционал. Пошаговые инструкции - в статье.
Редакция журнала Главбух протестировала четыре бухгалтерских программы: Главбух Софт, продукты 1С и Контур.Бухгалтерия. На рассылку расчетных листков меньше всего трудозатрат и времени ушло в Главбух Софт. В 1С отправка тоже удобная, но перед этим нужно настроить учетную запись организации и саму рассылку - трудоемкий процесс. В Контур.Бухгалтерия массовой рассылки нет. Сравнительную таблицу и пошаговые инструкции смотрите ниже.
Таблица. Сравнение программ Главбух Софт, Контур.Бухгалтерия и продуктов 1С
Программа | Можно ли разослать листки | Сколько времени ушло на операцию | Простота интерфейса |
Главбух Софт | Все максимально просто и понятно. Не надо настраивать механизм отправки. Главное, чтобы в личных карточках сотрудников были указаны электронные почты |
||
1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом | 30 минут на настройку учетной записи и рассылки | ||
Контур.Бухгалтерия |
Как в Главбух Софт отправить расчетный листок на электронную почту
В бухгалтерской программе Главбух Софт есть такой функционал. Ниже пошаговая инструкция.
Шаг 1. Убедитесь, что в Личных карточках сотрудников указаны электронные почты
Зайдите в модуль Кадры/Основные сведения . Проверьте, чтобы в личных карточках в блоке «Дополнительные сведения» были указаны электронные почты.
Шаг 2. Выберите сотрудника, от имени которого будет рассылка
Зайдите в модуль Зарплата/Сервис/Настройки , либо в Личный кабинет/Реквизиты/Настройки/По зарплате . В блоке «Рассылка по электронной почте» выберите сотрудника из списка.
Главбух Софт - это удобный сервис для ведения бухгалтерского, кадрового и товарного учета. Программа всегда актуальная, обновляется через интернет и не требует технического специалиста. По бухгалтерским и техническим вопросам вы в любой момент можете обратиться напрямую к разработчикам программы, а не к посредникам. Зарегистрируйтесь в программе за пару минут и сразу начинайте работать.
Инструкция для 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом
Прежде чем рассылать расчетные листки сотрудникам, в 1С нужно настроить учетную запись.
Шаг 1. Настройте учетную запись электронной почты организации
Зайдите в раздел Администрирование/Органайзер/Почта/Настройка системной учетной записи . В открывшейся форме введите Адрес почты, цель учетной записи, кто может использовать учетную запись и имя владельца. Нажмите «Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется)». Дальше программа должна автоматически определить параметры подключения к почтовому ящику. Если этого не произошло, придется настроить параметры подключения вручную. Для этого может потребоваться программист.
Шаг 2. Проверьте электронные почты сотрудников
Для автоматической рассылки расчетных листков в карточках сотрудников должны быть электронные почты. Убедитесь, что они верны. Зайдите в поле «Email» в разделе Кадры/Сотрудники ссылка «Личные данные» или разделе Кадры/См. также/Физические лица/Адреса, телефоны .
Зайдите в раздел Зарплата/Отчеты по зарплате/Расчетный листок/Еще/Отправить/Создать рассылку отчетов или по кнопке «Отправить отчет по электронной почте»/Создать рассылку отчетов . Введите «Наименование», поставьте флажок «Подготовлена». В поле «Отправить» укажите вид рассылки. Заполните вкладки «Отчеты» и «Расписание». На закладке «Доставка» опишите все возможные способы доставки настраиваемой рассылки.
На закладке «Дополнительно» можно задать дополнительные настройки рассылки. Нажмите «Записать объект».
В разделе Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки/Рассылки отчетов по сохраненным настройкам запустите вручную, нажав кнопку «Выполнить сейчас». Также программа позволяет рассылать расчетные листки автоматически в заданное время. Для этого нужно соответственно настроить рассылку.
1С:Бухгалтерия - продукт, который позволят эффективно выполнять задачи бухгалтерской службы. 1С:Зарплата и управление персоналом - программа, позволяющая в комплексе персонала и реализацией кадровой политики.
Можно ли разослать расчетные листки из Контур.Бухгалтерия
В Контур.Бухгалтерия рассылать расчетные листки на электронные почты нельзя. Единственный вариант - выгрузить их и отправить отдельно каждому сотруднику со своей почты.
Контур.Бухгалтерия - удобный и простой сервис для небольших компаний.
В помощь бухгалтеру по расчету ЗП, если сотрудники просят выслать расчетный листок. Нехитрая обработка, которая позволяет облегчить жизнь.
Концепция следующая: Автоматически выбираются сотрудники которым начислена ЗП за выбранный период, при этом проверяется у Физлица сотрудника наличие емейл адреса и формируется расчетный лист (далее РЛС) по Физлицу , (в зависимости от настроек см.ниже) - архивируется файл РЛС (всегда, архив ZIP) и устанавливается пароль (опционально), после добавляется в таблицу для отправки, следующий шаг жмем кнопку отправить. Если данные не попадают в таблицу по какой либо причине информацию можно найти в табло. Отправленные данные не запоминаются, поэтому следует сначала привести в порядок емейл адреса у сотрудников (для этого есть вкладка Админка ), снова Сформировать и уверенно нажать кнопку Отправить . С этим все, теперь расшифрую вкладку Админка .
В Админке собрана настоечная часть и минимальная автоматизация процесса загрузки емейл адресов (из файла или LDAP-админы знают) в справочник Физлиц. А именно: в справочнике ЗУП 2.5 присутствует контактная информация (адрес, телефон и т.д)
вот туда и добавляется емейл сотрудника (физлица) и если надо Пароль архива (при первом запуске обработка определит, что нет таких служебных полей и спросит добавить их или нет). Теперь по самой вкладке
1. Настройка архивирования РЛС - использование пароля на архив, если выбрано и у физлица нет пароля, то будет сформирован автоматически случайным образом (цифровой, шестизначный).
2. Вид РЛС - соответствует выбору в типовом отчете расчетные листы сотрудников.
3. Настройки почтового сервера - как правило заполняется с админом, если нет такого, то можно по примеру: вы бухгалтер, ваш собственный ящик lara@%mail.ru
тогда сервер должен быть smtp.mail.ru,
логин lara,
пароль ваш пароль к ящику, теоретически должен работать, надо будет проверить, соответственно сотрудники будут получать РЛС от вашего имени, тестировалось с собственным почтовым сервером.
4. Загрузка Емейл из LDAP (схема samba 3.x) это будет работать только внутри корпоративной сети, стоит позвать админа и показать на этот пункт, объяснять сложно, да вам это и не надо, а админ поймет.
5. Загрузка Емейл из файла - поддерживается формат xls (Excel) и txt разделитель точка с запятой. Обязательное условие: первая строка это названия колонок они должны называться Сотрудник и Емейл. Если это xls, будет работать при установленном Excel либо OpenOffise. Идентификация происходит по фамилии имени и отчеству физлица в базе, в таблицу будут загружены только идентифицированные (найденные по наименованию(ФИО)) физлица.
6. кнопка Загрузить из базы можно подготовить (проверить) список сотрудников в соответствии с пунктами.
7. кнопка Загрузить в базу окончательная обработка по добавлению Емейл и паролей (опционально) в базу, при добавлении анализируется текущее состояние полей, при противоречии задается вопрос о дальнейших действиях.
8. кнопка? (верхний правый угол) вызывает браузер со ссылкой на этот пост.