Полезные фразы для деловой переписки. Форма обратной связи на PHP с отправкой на e-mail Балагурить обратной связи копию письма

На этом уроке мы познакомимся с функцией mail () , на примере создания формы обратной связи на PHP с последующей отправкой полученных данных на почту.

Для этого создадим два файла - forma.php и mail.php . В первом файлике будет находиться только форма с полями для ввода пользователем данных. Внутри тега form - кнопка "Отправить" и атрибут action , который ссылается на обработчик - mail.php , именно к нему обращаются данные из формы при нажатии кнопки "Отправить" . В нашем примере данные формы отправляются на веб-страницу с названием «/mail.php» . На этой странице прописан скрипт на PHP , который обрабатывает данные формы:

Так форма визуально выглядет в браузере.

Далее пишем код для файла mail.php . Придумываем сами имена для переменных. В PHP переменная начинается со знака $ , а затем имя переменной. Текстовое значение переменной заключается в кавычки. С помощью переменных на емайл администратора передается содержимое формы, просто подставив в квадратные скобки имя элемента формы - значение name .

$to = "[email protected]"; // емайл получателя данных из формы
$tema = "Форма обратной связи на PHP"; // тема полученного емайла
$message = "Ваше имя: ".$_POST["name"]."
";//присвоить переменной значение, полученное из формы name=name
$message .= "E-mail: ".$_POST["email"]."
"; //полученное из формы name=email
$message .= "Номер телефона: ".$_POST["phone"]."
"; //полученное из формы name=phone
$message .= "Сообщение: ".$_POST["message"]."
"; //полученное из формы name=message
$headers = "MIME-Version: 1.0" . "\r\n"; // заголовок соответствует формату плюс символ перевода строки
$headers .= "Content-type: text/html; charset=utf-8" . "\r\n"; // указывает на тип посылаемого контента
mail($to, $tema, $message, $headers); //отправляет получателю на емайл значения переменных
?>

Таким образом данные из массива $_POST будут переданы соответствующим переменным и отправлены на почту при помощи функции mail . Давайте заполним нашу форму и нажмем кнопку отправить. Не забудьте указать ваш е-майл. Письмо пришло моментально.

Одной из наиболее часто встречающихся на практике задач является реализация формы обратной связи. Тобишь написание ее HTML кода, оформление ее на CSS, создание PHP скрипта, который бы обрабатывал полученные от пользователя данные и отправлял их на нашу почту, написание JS скрипта, который бы проверял форму на адекватность вводимых данных, защита нашего детища от спама, чтобы наш почтовый ящик не обвалился от атак ботов.

Все вышеперечисленные моменты будут рассмотрены в нашем обзоре и подробно прокомментированы.

Итак, начинаем создание формы обратной связи:

HTML

В первую очередь мы пишем HTML код, в нем задаются поля, которые будет заполнять пользователь. Они же в дальнейшем будут оформляться. Код формы выглядит следующим образом:

< form method= "post" action= "mail.php" > < div class = "left" > < label for = "name" > Имя: < input maxlength= "30" type= "text" name= "name" /> < label for = "phone" > Телефон: < input maxlength= "30" type= "text" name= "phone" /> < label for = "mail" > E- mail : < input maxlength= "30" type= "text" name= "mail" /> < div class = "right" > < label for = "message" > Сообщение: < textarea rows= "7" cols= "50" name= "message" > < input type= "submit" value= "Отправить" />

И визуально она выглядит сейчас следующим образом:

Согласен, пока все некрасиво и ничего не понятно, но мы только начали.

Рассмотрим приведенный выше код подробно:

• < form method= "post" action= "mail.php" > …

  
  для того, чтобы создать форму необходимо использовать тег form. Именно он определяет начало и конец формы для интерпретатора кода. У него, как и у любого тега, есть целый набор атрибутов, но обязательных для работы формы всего два, это method (метод отправки запроса на сервер, для форм стандартно используют post) и action (указывает путь к файлу-обработчику формы, именно в этом файле будет содержаться скрипт на PHP, который после будет отправлять введенные пользователем значения нам на почту, в нашем случае мы видим, что это файл называется mail.php и лежит он в том же директории сайта, что и рассматриваемая нами страница).

• < input maxlength= "30" type= "text" name= "name" />

  
  Далее у нас следуют инпуты. Это собственно сами поля формы в которые пользователи будут вводить необходимую нам информацию (type="text" говорит о том, что это будет текст). Атрибут maxlength указывает сколько символов может ввести пользователь в данное поле формы. Самый важный атрибут это name – он задает имя конкретного поля. Именно по этим именам в дальнейшем PHP скрипт будет обрабатывать поступающую в него информацию. При желании можно еще задать атрибут placeholder, который выводит внутри поля текст исчезающий при установке курсора внутри нее. Одной из проблем плейсхолдера является то, что он не поддерживается некоторыми старыми браузерами.

• < label for = "name" > Имя:

  
  Используется в случае если мы отказались от плейсхолдеров. Обычная подпись поля, атрибут for сообщает к какому конкретно полю относится данная подпись. Значением указывается name интересующего нас поля.

• < textarea rows= "7" cols= "50" name= "message" >

  
  Также как и инпут предназначен для введения пользователем информации, только на этот раз поле заточено для длинных сообщений. Rows указывает размер поля в строках, cols в символах. В целом они задают высоту и ширину нашего поля.

• < input type= "submit" value= "Отправить" />

  
  О том, что это кнопка для отправки формы нам сообщает type="submit", а value задает текст, который будет внутри этой кнопки.

• < div class = "right" >

  
  использованы только для дальнейшего визуального оформления формы.

CSS

Для того, чтобы наша форма обратной связи выглядела презентабельно ее нужно оформить. Для получения следующего результата:

Мы использовали данный код:

form { background: #f4f5f7; padding: 20px; } form . left, form . right { display: inline- block; vertical- align: top; width: 458px; } form . right { padding- left: 20px; } label { display: block; font- size: 18px; text- align: center; margin: 10px 0px 0px 0px; } input, textarea { border: 1px solid #82858D; padding: 10px; font- size: 16px; width: 436px; } textarea { height: 98px; margin- bottom: 32px; } input[ type= "submit" ] { width: 200px; float: right; border: none; background: #595B5F; color: #fff; text- transform: uppercase; }

Подробно расписывать CSS я не вижу смысла, обращу Ваше внимание лишь на ключевые моменты:

1. Не стоит писать оформление под каждый тег в форме. Старайтесь строить свои селекторы так, чтобы парой строк кода оформлять все необходимые Вам элементы.
2. Не используйте для переноса строк и создания отступов лишние теги по типу < br>, < p> и тд, с этими задачами прекрасно справляется CSS со свойством display: block и margin с padding. Больше о том, почему не стоит пользоваться < br> в верстке вообще можете почитать в статье Тэг br, а так ли он нужен? .
3. Не стоит пользоваться табличной версткой для форм. Это противоречит семантике этого тега, а поисковики любят семантичный код. Для того, чтобы формировать визуальную структуру документа нам достаточно тегов div, и заданных им в CSS свойств display: inline-block (выстраивает блоки в ряд) и vertical-align: top (не дает им разбежаться по экрану), задаем им необходимую высоту и вуаля, ничего лишнего и все расположено так, как нам нужно.

Для желающих экономить свое время на оформлении сайтов могу посоветовать пользоваться CSS фреймворками при создании сайтов, особенно самописных. Мой выбор в этом плане- Twitter Bootstrap . Урок по оформлению форм с его использованием можно посмотреть .

PHP

Ну вот и пришло время сделать нашу форму работоспособной.

Заходим в наш корневой каталог сайта и создаем там файл mail.php, к которому мы ранее указывали путь в атрибуте action тега form.

В конечном итоге его код будет выглядеть следующим образом:

\" javascript: history.back()\" >Вернуться назад

Обсуждение HTML и CSS части этого документа можно пропустить. По своей сути это обычная страница сайта, которую Вы можете оформить по своему желанию и необходимости. Рассмотрим же важнейшую ее часть – PHP скрипт обработки формы:

$back = "

\" javascript: history.back()\" >Вернуться назад

Этой строкой мы создаем ссылку для возвращения на предыдущую страницу. Поскольку мы заранее не знаем с какой страницы пользователь попадет на эту, то делается это при помощи маленькой JS функции. В дальнейшем мы просто будем обращаться к этой переменной для вывода ее в нужных нам местах.

if (! empty ($_POST [ "name" ] ) and ! empty ($_POST [ "phone" ] ) and ! empty ($_POST [ "mail" ] ) and ! empty ($_POST [ "message" ] ) ) { //внутрення часть обработчика } else { echo "Для отправки сообщения заполните все поля! $back " ; exit ; }

Тут мы прикручиваем проверку формы на наполненность полей. Как вы догадались, в части $_POST["name"] в кавычках мы пишем значение атрибута name наших инпутов.

Если все поля заполнены, то скрипт начнет обрабатывать данные в своей внутренней части, если же хоть одно поле не было заполнено, то на экран пользователя выведется сообщение с требованием заполнить все поля формы echo "Для отправки сообщения заполните все поля! $back" и ссылкой для возврата на предыдущую страницу, которую мы создали самой первой строкой.

Дале вставляем во внутреннюю часть обработчика формы:

$name = trim (strip_tags ($_POST [ "name" ] ) ) ; $phone = trim (strip_tags ($_POST [ "phone" ] ) ) ; $mail = trim (strip_tags ($_POST [ "mail" ] ) ) ; $message = trim (strip_tags ($_POST [ "message" ] ) ) ;

Таким образом мы очистили вводимые пользователем данные от html тегов и лишних пробелов. Это позволяет нам обезопасить себя от получения вредоносного кода в высылаемых нам сообщениях.

Проверки можно и усложнить, но это уже по вашему желанию. Минимальную защиту на серверной стороне мы уже поставили. Дальнейшее мы сделаем на стороне клиента используя JS.

Полностью отказываться от защиты формы на серверной стороне в пользу JS не рекомендую, поскольку хоть и крайне редко, но встречаются уникумы с отключенным в браузере JS.

После чистки тегов добавляем отправку сообщения:

mail ("почта_для_получения_сообщений@gmail.com" , "Письмо с адрес_вашего_сайта" , "Вам написал: " . $name . "
Его номер: " . $phone . "
Его почта: " . $mail . "
Его сообщение: " . $message , "Content-type:text/html;charset=windows-1251" ) ;

Именно эта строка и занимается формированием и отправкой сообщения к нам. Заполняется она следующим образом:

1. "почта_для_получения_сообщений@gmail.com" – сюда между кавычек вставляете свою почту
2. "Письмо с адрес_вашего_сайта" – это тема сообщения, которое будет приходить на почту. Можно написать сюда что угодно.
3. "Вам написал: ".$name." < br /> Его номер: ".$phone." < br /> Его почта: ".$mail." < br /> Его сообщение: ".$message – формируем сам текст сообщения. $name – вставляем информацию заполненную пользователем через обращение к полям из предыдущего шага, в кавычках описываем что значит это поле, тегом < br /> делаем перенос строки, чтобы сообщение в целом было читабельно.
4. Content-type:text/html;charset=windows-1251 - в конце идет явное указание типа данных передаваемого в сообщении и его кодировки.

ВАЖНО!

Кодировка указанная в «голове» документа ( < meta http- equiv= "Content-Type" content= "text/html; charset=windows-1251" /> ), кодировка из сообщения Content-type:text/html;charset=windows-1251 и в целом кодировка файла PHP должны совпадать иначе в получаемых на почту сообщениях вместо русских или английских букв будут выводиться «кракозябры».

Многие не указывают кодировку отправляемого сообщения явно, но на некоторых почтовых клиентах из-за этого в дальнейшем могут возникнуть проблемы (на почту приходят нечитабельные письма), потому я рекомендую ее все-же указывать.

Проверка формы на адекватность вводимых данных

Чтобы пользователи по невнимательности не промахивались полями и заполняли все корректно стоит поставить проверку вводимых данных.

Это можно сделать как на PHP на стороне сервера, так и на JS на стороне клиента. Я использую второй вариант, поскольку так человек сразу может узнать что он сделал не верно и исправить ошибку не делая дополнительных переходов по страницам.

Код скрипта вставляем в том же файле, где у нас располагается HTML часть формы. Для нашего случая он будет выглядеть так:

< script> function checkForm(form) { var name = form. name. value; var n = name. match(/ ^[ A- Za- zА- Яа- я ] * [ A- Za- zА- Яа- я ] + $/ ) ; if (! n) { alert("Имя введено неверно, пожалуйста исправьте ошибку" ) ; return false ; } var phone = form. phone. value; var p = phone. match(/ ^[ 0 - 9 + ] [ 0 - 9 - ] * [ 0 - 9 - ] + $/ ) ; if (! p) { alert("Телефон введен неверно" ) ; return false ; } var mail = form. mail . value; var m = mail . match(/ ^[ A- Za- z0- 9 ] [ A- Za- z0- 9 \. _- ] * [ A- Za- z0- 9 _] *@ ([ A- Za- z0- 9 ] + ([ A- Za- z0- 9 - ] * [ A- Za- z0- 9 ] + ) * \. ) + [ A- Za- z] + $/ ) ; if (! m) { alert("E-mail введен неверно, пожалуйста исправьте ошибку" ) ; return false ; } return true ; }

Ну а теперь обычный разбор:

Для того, чтобы при нажатии на кнопку отправки формы, у нас происходила ее проверка вешаем запуск нашего скрипта на тег form:

< form method= "post" action= "mail.php" onSubmit= "return checkForm(this)" >

Теперь по пунктам забираем состав проверки:

Как можете заметить такая мини проверка пишется для каждого нашего поля. Проверку на одно поле я выделил на скриншоте красным квадратом, у других полей она имеет аналогичную структуру и если возникнет необходимость добавить поле или убрать его, Вы теперь с легкостью сможете это сделать.

Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.

Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.

Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий. Это особенно актуально, когда контрагенты находятся в разных городах или даже странах.

Общение посредством электронной связи способствует снижению материальных издержек, а также позволяет в кратчайшие сроки выработать общую позицию по конкретным вопросам.

Однако такой прогресс не стоит рассматривать только с положительной стороны. Между субъектами экономических отношений нередко возникают различные споры, для их разрешения обращаются в судебные инстанции. Суд выносит решение на основе оценки доказательств, предоставленных сторонами.

При этом анализируются относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности. Данное правило закреплено как в АПК РФ (п. 2 ст. 71), так и в ГПК РФ (п. 3 ст. 67). В процессе определения допустимости и достоверности предоставленных доказательств суд часто задает вопросы, решение которых в значительной мере влияет на исход дела.

Использование электронного документооборота в отношениях хозяйствующих субъектов регламентировано нормами ГК РФ. В частности, в п. 2 ст. 434 указано: договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В соответствии с п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 75 АПК РФ письменным доказательством является содержащая сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, деловая корреспонденция, выполненная в форме цифровой записи и полученная при помощи электронной связи.

Для использования электронных документов в судопроизводстве требуется соблюдение двух условий. Во-первых, как уже указывалось, они должны обладать юридической силой. Во-вторых, документ должен быть доступен для прочтения, то есть содержать общепонятную и доступную для восприятия информацию.

Это требование вытекает из общих правил судопроизводства, предполагающих непосредственность восприятия судьями информации из источников доказательств.

Зачастую суд отказывает в приобщении в качестве доказательств к материалам дела электронной переписки, не отвечающей приведенным условиям, и впоследствии выносит решение, не удовлетворяющее законные требования заинтересованной стороны.

Рассмотрим основные способы легитимации электронной переписки до и после начала производства по делу.

Работа с нотариусом

Если производство по делу еще не началось , то для придания электронной переписке юридической силы нужно привлечь нотариуса. В абзаце 1 ст. 102 Основ законодательства о нотариате (Основы) сказано, что по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в суде или административном органе, если есть причины полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. А в абзаце 1 ст. 103 Основ оговорено, что в порядке обеспечения доказательств нотариус производит осмотр письменных и вещественных доказательств.

Согласно абзацу 2 ст. 102 Основ нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения к нему заинтересованных лиц находится в производстве суда или административного органа. В противном случае суды признают нотариально заверенную электронную переписку недопустимым доказательством (Постановление Девятого ААС от 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).

Стоит напомнить, что исходя из ч. 4 ст. 103 Основ обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства.

В порядке осмотра доказательств составляется протокол, в котором кроме подробного описания действий нотариуса также должны содержаться сведения о дате и месте проведения осмотра, нотариусе, производящем осмотр, о заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечисляться обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу, который подписывается участвующими в осмотре лицами, нотариусом и скрепляется его печатью. В силу Определения ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика признается надлежащим доказательством.

В настоящее время далеко не все нотариусы предоставляют услуги по заверению электронных писем, а стоимость их достаточно высока. Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.

Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:

• доказательства, подлежащие обеспечению;
• обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
• основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
• отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.

Нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).

При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.

Заверение у провайдера

Постановлениями Девятого ААС от 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, от 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10 закреплено, что суды также признают допустимость электронной корреспонденции, если она заверена у интернет-провайдера или у регистратора доменного имени, которые отвечают за управление почтовым сервером.

Провайдер или регистратор доменного имени заверяет электронную переписку по запросу заинтересованной стороны лишь в том случае, если управляет почтовым сервером и такое право прописано в договоре на оказание услуг.

Однако объем электронной корреспонденции может быть достаточно большим, что в свою очередь способно затруднить процесс предоставления документов на бумажных носителях. В связи с этим суд иногда допускает предоставление электронной корреспонденции на электронных носителях. Так, Арбитражный суд Московской области, вынося Решение от 01.08.2008 по делу № А41-2326/08, ссылался на допустимость электронной переписки, предоставленной в суд на четырех CD-дисках.

Но при рассмотрении дела в апелляционной инстанции Десятый ААС Постановлением от 09.10.2008 по делу № А41-2326/08 ссылку на электронную переписку признал необоснованной и отменил решение суда первой инстанции, указав, что заинтересованная сторона не представила какие-либо документы, предусмотренные заключенным сторонами договором.

Таким образом, электронные письма, касающиеся предмета спора, должны быть поданы в суд в письменном виде, а все остальные документы могут быть представлены на электронных носителях.

Доказать факты, изложенные в виртуальной корреспонденции, поможет подтверждение содержания писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке. Применение иных письменных доказательств отражено в Постановлении Девятого ААС от 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Между тем суд, рассматривая дело и оценивая предоставленные сторонами доказательства, вправе не считать допустимой бумажную переписку со ссылками на электронную корреспонденцию.

Он лишь принимает ее во внимание и выносит решение на основании комплексного анализа всех предъявленных доказательств.

За помощью к эксперту

Если производство по делу уже началось , то для придания электронной корреспонденции юридической силы необходимо воспользоваться правом привлечения эксперта. В п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.

Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.

В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы. Кроме того, следует представить информацию о стоимости, сроках такой экспертизы и внести на депозит суда полную сумму на ее оплату. Привлеченный эксперт должен удовлетворять требованиям, установленным для него в ст. 13 Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации».

Приобщение к материалам дела в качестве доказательства заключения эксперта о подлинности электронной переписки подтверждается судебной практикой (Решение Арбитражного суда города Москвы от 21.08.2009 по делу № А40-13210/09-110-153; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14271-09).

На основании договора

В п. 3 ст. 75 АПК РФ отмечено, что документы, полученные посредством электронной связи, признаются в качестве письменных доказательств, если это прописано в договоре между сторонами. Соответственно, необходимо указывать, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи. При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение.

В договоре надо прописать, что обозначенный адрес электронной почты используется сторонами не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, что подтверждается позицией ФАС МО в Постановлении от 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. В Постановлении Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК подчеркнуто, что в договоре должна быть оговорена возможность использования электронной почты для утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг и выполненных работ.

Помимо этого, стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (Постановление Тринадцатого ААС от 25.04.2008 № А56-42419/2007).

Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний момент сложилась практика применения судами электронной корреспонденции в качестве письменного доказательства. Однако, учитывая требования процессуального законодательства в части допустимости и достоверности доказательств, виртуальная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой.

В связи с этим возникает большое количество проблем, поскольку единая методика определения легитимности электронной корреспонденции до сих пор не сформирована. Право заинтересованной стороны обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств закреплено, но отсутствует нормативный акт Министерства юстиции РФ, регламентирующий порядок предоставления нотариусами таких услуг. В результате нет и единого подхода к определению их стоимости и формированию четкого механизма реализации данного права.

Существует несколько способов придания электронной переписке юридической силы в целях ее предоставления в качестве доказательства в суде: обеспечение электронной корреспонденции у нотариуса, заверение у интернет-провайдера, путем ссылок на электронные письма в дальнейшей бумажной переписке, а также подтверждение их подлинности судебной экспертизой.

Грамотный подход к своевременному обеспечению электронной переписки в качестве письменного доказательства позволит хозяйствующим субъектам в полном объеме восстановить свои нарушенные права при разрешении споров.

Когда люди знакомятся офлайн, обращают внимание на такие атрибуты успешности, как обувь, часы и визитка.

Они по умолчанию уже многое могут сказать о человеке, его статусе, аккуратности, вкусу, внимании к деталям и т.д.

А когда первое общение происходит онлайн, этим атрибутом становится электронное письмо.

И в ситуации, когда деловые отношения только-только начинают завязываться, любая деталь может не просто повлиять на мнение о вас как о профессионале, но даже заставить потенциального клиента отказаться от дальнейшего общения.

Хорошо то, что на этом этапе коммуникации вы в состоянии напрямую воздействовать на конечный результат: быть сделке или нет.

Если же вы привыкли выглядеть и работать фирменно, с иголочки, то эта информация может оказаться для вас полезной.

Скелет классического делового e-mail

Элемент №1. Фирменный почтовый адрес

Если уже мы начали говорить о e-mail переписке, то давайте начнем с самого начала – с электронного адреса.

Во-первых, если у вас нет корпоративного адреса, регистрируйте свой почтовый ящик на серьезных сервисах.

Во-вторых, позаботьтесь о фирменном адресе. Забудьте про всякие «крошка[email protected]» или «супермен[email protected]».

Не удивляйтесь, что мы затронули такую очевидную тему. Нам периодически приходится открывать е-мейлы, адреса которых выглядят, мягко говоря, непрофессионально.

Элемент №2. Шаблон в корпоративном стиле

Внешний вид письма – то самое первое впечатление, о котором говорят «неизгладимое». Именно здесь начинается любовь или неприязнь с первого взгляда.

Оформить корпоративный шаблон не составит труда, даже если вы не знакомы с программированием. Вот всего несколько советов, которые помогут выделить ваш e-mail среди тонны других:

• подберите шрифт по вкусу, учитывая при этом размер и цвет текста (в электронных документах желательно использовать шрифты без засечек, например – Verdana, Tahoma, Arial, Calibri);

• отформатируйте текст (например, по левому краю);

• добавьте в начало письма картинку со своим лого (интерфейсы популярных почтовых сервисов позволяют вставить иллюстрацию в текст);

• настройте автоматическую подпись (чуть ниже рассмотрим, какую информацию стоит здесь указывать).

Элемент №3. Приветствие

Возможно, кому-то этот пункт покажется банальным и недостойным внимания. Но нам довелось видеть не один десяток писем, авторы которых не посчитали нужным поприветствовать получателей своих электронных опусов.

(Особенно это касается новичков-вебрайтеров)

Друзья, здороваться с человеком – это даже не первое правило этики, а то, без чего невозможно представить нормальный и уважительный диалог.

Кстати, приветствовать человека стоит не только в первом письме, но и при дальнейшей переписке. В этом случае можно не ограничиваться банальным «Здравствуйте» , а проявить более глубокий интерес к личности собеседника.

Например: «Приветствую, Иван Иванович! Как прошли выходные?» .

Элемент №4. Содержание (цель обращения)

В этой части описывается суть обращения. Желательно при этом текст разбивать на короткие абзацы, использовать маркированные списки.

Тем более что технические возможности почтовых сервисов позволяют превратить любой текст в «шоколадку».

Элемент №5. Предупреждение о вложенном файле

Мелочь, но важная. Согласитесь, что получатель письма не обязан высматривать символ скрепки, который обозначает вложенный файл.

Часто происходят ситуации, когда человек попросту не замечает важную презентацию или прайс-лист. Будет досадно, если сделка сорвется из-за такой ерунды.

Поэтому проявите внимание к своему собеседнику и напишите короткую фразу «к этому письму я прилагаю файл», ведь это совсем не сложно.

Элемент №6. Просьба об обратной связи

Это также важный блок в деловой переписке. Его можно сравнить с призывом к действию в продающем тексте. Скажите прямо получателю, каких действий вы от него ожидаете после прочтения письма.

«Позвоните по телефону 321-456, и я с радостью отвечу на все Ваши вопросы».

«Ждем Ваших комментариев».

«Подтвердите, пожалуйста, получение e-mail».

Последняя фраза крайне важна, когда в переписке обсуждаются принципиальные вопросы: согласовывается бюджет, календарный план или стратегия сотрудничества. Всегда стоит помнить о том, что иногда письма попадают в спам или удаляются в спешке.

Этой фразой вы застрахуете себя от подобных неприятностей.

Элемент №7. Прощание

И снова приходится говорить о банальностях. Все потому, что многие бизнесмены недооценивают важность обычного уважительного общения.

Написать электронное письмо без прощания – все равно что в разгар переговоров встать из-за стола и молча уйти.

Элемент №8. Личная подпись с указанием контактов

Здесь речь пойдет о той самой автоматической подписи, которую можно настроить в любом почтовом сервисе. Давайте подумаем, какую информацию стоит указывать в этой части письма:

• имя, фамилию, должность (если эта информация уже есть в «шапке», то в подписи можно ее пропустить);

• название компании;

• слоган или УТП;

• рабочий телефон;

• ссылка на сайт;

• ссылка на страницы в социальных сетях.

Эта информация сделает вас доступней для заказчика. И если он присоединится к вам в соцсетях – это будет прекрасной возможностью продолжить ваши деловые отношения.

Майкл Хайятт в своей легендарной книге «Платформа» уделяет особое внимание подписи в е-мэйле. И кроме вышеперечисленных моментов он предлагает добавить еще такую фразу: «Данный электронный адрес конфиденциален, так же как адреса блога и страниц в соцсетях, если только мы специально не договоримся об обратном» .

Друзья, надеемся, что эти советы будут для вас полезными. Начинайте формировать свой бренд с малого, но такого важного элемента, – электронного письма.

Кстати, вам приходилось иметь дело с неопрятными е-mail? Как этот факт отразился на дальнейшей коммуникации с отправителем?

Лечебные иголки и правила написания делового письма.
Как управлять активностью своего адресата.

Начну с неожиданного вопроса. В вас когда-нибудь вонзали иголки? В количестве этак от 15 до 30? И чтобы вы на это пошли совершенно добровольно? И чтобы еще получали от этого удовольствие и позитивный для здоровья результат?

Да? Тогда вы поймете, о чем я.

Нет? Значит, вы еще не знаете о чудодейственной силе процедуры под незатейливым названием иглоукалывание!

Я эту волшебную процедуру открыла для себя недавно, пару недель назад (в стремлении поднять общий физический тонус после изматывающее жаркого лета и в преддверии плотной рабочей осени и зимы). Суть процедуры очень проста: на теле человека есть определенные точки – особые центры сосредоточения энергии и нервных окончаний. Достаточно взять эти точки под грамотный контроль, активизировать их – и результат налицо! (Кстати и на лице – тоже, это я говорю уже по секрету, специально для женской части моих подписчиков J).

Эффект потрясающий: и лечебный, и косметический!

Находясь под впечатлением от этого открытия, я задалась вопросом: только ли на теле человека есть такие точки? А можно ли их отыскать у других объектов? Например, в теле делового письма? Может ли культура, правила деловой переписки строится на таких точках?

Ну, чтобы было так: возьми под контроль эти точки при написании делового письма – и письмо уже «работает»: достигает цели, вызывает у клиента желание ответить и т.д.?

Задумалась я над этим и пришла к выводу: Да! Чудодейственные точки в деловом письме есть!

Сегодня я расскажу всего о трех. Тех, которые лежат совсем на поверхности!

Поверьте, если вы возьмете под контроль только их – ваши письма станут уже на порядок более действенными: будут предельно понятны вашему адресату и будут подвигать его к написанию ответа.

Итак, три точки письма. Я назвала их тремя точками внимания: они изначально расположены в поле внимания нашего адресата, а поэтому должны быть в поле и нашего внимания, когда мы пишем письмо.

Две точки внимания расположены в начале письма.

И одна – в конце.

Две точки в начале обусловлены спецификой электронного письма.

Первая точка – тема письма . Адресат видит ее еще до того, как откроет наше сообщение.

Вторая точка — вступительная фраза. Это первый элемент, который прочитывает адресат, когда открывает письмо.

И наконец, третья точка — финальная фраза . Последнее, на чем сосредотачивается внимание адресата по прочтении нашего письма.

Посмотрите, как работают эти точки.

Ниже я привела два примера письма. Первое написано без внимания к точкам внимания. Второе – с их активным применением.

Тамара Воротынцева

Чувствуете ли вы разницу, уважаемые читатели?

Надеюсь, что Да.

Чем, на мой взгляд, помогают нам точки внимания?

При помощи первой точки — «Тема письма» — мы привлекаем внимание адресата к аспекту нашего письма, помогаем адресату быстро (даже не открывая письма) понять, о чем сообщение, а также делаем наше письмо легко идентифицируемым в почте нашего адресата в дальнейшем.

В моем примере я коротко сообщаю Анне, что в моем письме пойдет речь об обратной связи после тренинга «Деловая переписка» (ни об оплате, ни о документах, ни о каких бы то ни было других вопросах, по которым мы с ней переписываемся,а о правилах делового письма). Для того, чтобы это узнать, Анне достаточно просто увидеть тему. Эта же тема поможет Анне в дальнейшем легко и быстро найти мое письмо в своей почте, если это будет необходимо.

Вторая точка — «Вступительная фраза» — повышает степень ясности нашего сообщения, делает письмо более понятным: указывает адресату причину письма, поясняет логику происходящего.

В моем случае я поясняю Анне, что является поводом для этого моего письма: я обещала дать обратную связь участникам моего тренинга и поэтому пишу.

Третья точка — «Финальная фраза» — пододвигает адресата к совершению необходимого нам действия.

Финальная фраза – это последнее, что прочитывает адресат в нашем письме. Обычно к этому моменту адресат внутренне уже задает себе вопрос: что нужно делать? чего от меня ждут? И тут для нас самое подходящее время внятно и четко сказать об этом.

Я в своем примере выбрала достаточно демократический вариант оформления: «Что скажете?». Можно было использовать его синоним: «Что думаете?» или такой: «Ваше мнение?»

(О многообразии и некоторых секретах финальных фраз – в следующих выпусках).

В любом случае, в этой точке мы должны четко сообщить адресату, какого действия мы от него ждем.

Вот так, на мой взгляд, выглядят самые простые точки, через которые проходит энергия делового письма.

Уважаемые читатели, попробуйте взять под контроль эту энергию в ваших письмах – и посмотрите, как это будет работать. Я уверена, точки внимания делают письмо структурно и содержательно крепким, а переписку – более динамичной и результативной по своим особенностям! Начинайте и заканчивайте написание делового письма с пристального внимания к трем точкам.

Тамара Воротынцева

Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.

Посмотрите мини-лекцию «Три точки внимания в письме»