Сортировка писем в outlook. Использование правил в Outlook
Думаю любые администраторы Exchange и сотрудники техподдержки сталкивались с некорректно настроенными правилами Outlook и им приходилось тратить часто достаточно большое количество времени пытаясь разобраться в проблеме. Если бы была возможность управлять правилами удаленно не прерывая работы пользователя, это очень сильно помогло бы многим.
К счастью, если вы используете Exchange Server 2010 то вы и являетесь данным счастливцем. Мы можем использовать Exchange Management Shell и несколько командлетов для выполнение всех действий над правилами. У нас есть возможность создавать, удалять, отключать и изменять правила почтового ящика без взаимодействия с пользователем!
Понимание обработки правил
Правила, выполняющиеся на стороне сервера не требуют каких либо действий от локальной машины. В качестве примера подобных правил можно показать следующие: изменение важности сообщения, перемещения входящего сообщения в определенную папку, удаление сообщения и прочее..
Правила, выполняющиеся на стороне клиента требуют обработки Outlook, примером подобного правила будет перемещение определенного сообщения в PST папку. Данное правило не может быть обработано на стороне сервера, так как сервер не работает с PST файлами в данном контексте.
Когда вы создаете правило в Outlook и некоторые из опций требуют обработки на стороне клиента, Outlook предупреждает вас об этом следующим сообщением:
Почему важно знать различие между видами обработки правил? Когда мы будем управлять правилами с помощью Exchange Management Shell все правила, выполняемые на клиентской стороне будуте удалены.
Создание правил в Outlook 2010…
Создавать правила с помощью Outlook 2010 очень просто. Для того чтобы сделать это, нажмите кнопку Rules, расположенную в меню Home , затем нажмите Manage Rules & Alerts… и вы увидите список всех правил. Если у вас есть какие либо клиентские правила, они отмечены как (client-only) в конце каждого правила.
Просмотр правил через EMS
Теперь, когда мы знаем как создавать правила с помощью Outlook 2010 настало время научиться получать список всех правил определенного пользователя через Exchange Management Shell.
Командлет, используемый для получения списка называется Get-InboxRule:
Get-InboxRule –Mailbox
Если вы хотите увидеть какое то определенное правило, используйте команду
Get-InboxRule –Mailbox
Для более удобного просмотра правил, используйте следующую конструкцию:
Get-InboxRule –Mailbox
Изменение правила
Предположим что ваш руководитель имеет правило, которое выставляет для сообщений, содержащих слово Payroll голубую категорию. Однако, этим утром он внезапно решил, что было бы намного веселее, если бы данным письмам выставлялась красная категория и они помечались как важные.
У нас есть различные пути для решения этой задачи: мы можем послать сотрудника техподдержки, который на месте за 10 секунд исправит правило, либо мы можем подключиться к руководителю удаленно и выполнить данное действие, либо мы можем воспользоваться данным руководством и сделать все быстро и красиво не прерывая работы пользователя.
Решение, которое займет минимальное время и не выставит вас лишний раз перед лицом начальства кажется более предпочтительным? Итак, сделаем же это. Для начало запустим командлет из предыдущей секции для просмотра правил.
Теперь посмотрим на правило более детально с помощью командлета:
Get-InboxRule –Mailbox Anderson -Identity “Subject contains ‘Payroll’”
и на следующем рисунке мы можем увидеть что нам нужно изменить атрибуты ApplyCategory и MarkImportance.
Теперь мы знаем нужные нам атрибуты, от нашего руководителя знаем какие значения необходимо им присвоить, займемся этим:
Set-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’" -ApplyCategory {Red Category} -MarkImportance 2
Теперь проверим правило и убедимся что все работает.
Отключение или удаление правил
У нас также есть возможность отключать или удалять правила. Предположим что наш руководитель опять изменил свое мнение (бывает у них такое, что поделать) и теперь он не хочет что с сообщениями содержащими слово Payroll просходили какие-либо изменения. Мы можем выполнить это просто отключив правило с помощью следующего командлета:
Disable-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’"
Результат можно увидеть на рисунке ниже:
Если вы хотите полностью удалить правило, процесс очень похож, отличает лишь командлет. Используйте:
Remove-Inboxrule –Mailbox
Командлет запросит подтверждение удаления. Нажмите Y и правило будет удалено
Создание правил с помощью EMS
На ряду с изменением, удалением и отключением правил мы также можем создавать новые правила с помощью Exchange Management Shell. Предположим нам нужно создать правило, при котором любому сообщению приходящему от IT отдела будет присваиваться оранжевая категория и высокая важность.
Для создания данного правила будет использован следующий командлет:
New-InboxRule -Mailbox anderson -Name ADM_ITRule -From [email protected] -ApplyCategory ‘Orange Category’ -MarkImportance ‘High’
Используя данную концепцию мы можем создавать правила для группы пользователей. Предположим нам нужно настроить предыдущее правило для всех пользователей. Мы можем сделать это с помощью следующего командлета:
Get-Mailbox | foreach { New-InboxRule -Mailbox $_.Name -Name
Помните о том, что говорилось в самом начале статьи. После запуска данного скрипта будут удалены все правила, выполняющиеся на клиентской стороне. В случае именно этого скрипта все правила будут удалены у всех пользователей. Будьте бдительны.
Качественный и недорогой ремонт квартир под ключ . Отличные мастера сделают из вашей квартиры или дома конфетку. Квартирный вопрос позеленеет с зависти увидев этот ремонт.
На мой взгляд самая важная часть дома это кухня. В ней мы постигаем премудрости кулинарии, восхищаемся получившимися блюдами. И находиться в некрасивой, плохо организованной кухне для меня просто отвратительно. Именно поэтому кухни Долгопрудный дали мне именно то, что я хотел – красивую, удобную, функциональную кухню.
Правила служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку «Входящие », или к отправляемым сообщениям. Можно задать следующие правила, действующие автоматически, например:
- пересылка начальнику всех сообщений от Василия Пупкина, поступающих в вашу папку «Входящие »;
- назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле «Тема» которых имеется слово «продажи»;
- отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.
Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в заданную папку или помечающее их к исполнению к конкретной дате.
Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие , и к сообщениям в других папках. В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например, для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение попадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.
Если учетная запись электронной почты находится на сервере Microsoft Exchange, правила применяются к сообщениям на сервере, даже если программа Outlook пользователя не запущена. Эти правила называются правилами сервера. Для них необходимо задать выполнение при получении сообщений в папку Входящие на сервере, и они должны полностью выполняться на сервере. Например, правило нельзя применить на сервере, если действие подразумевает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно применяется при запуске Microsoft Outlook.
В конце имени правила, которое нельзя выполнить на сервере, добавляются слова «только клиент». Правила для приложения-клиента выполняются в самую последнюю очередь. Если в списке правил содержатся и серверные, и клиентские правила, сначала применяются правила сервера, а затем – правила клиента.
Уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и извещения об отсутствии обрабатываются как обычные сообщения. Например, при создании правила, позволяющего перемещать все элементы со словом «собрание» в поле «Тема» в определенную папку, все удовлетворяющие условию уведомления о доставке, ответы на голосование и извещения об отсутствии тоже перемещаются.
Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле «Тема» слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов:
- если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку «Календарь», новая встреча не создается;
- если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку «Удаленные», в исходном элементе маршрут не обновляется;
- если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку «Удаленные», собрание не будет включено в «Календарь».
Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.
Создание правила
Создание правила из шаблона или с нуля – в области переходов выберите Почта . В меню Файл выберите команду Мастер правил . Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие». Нажмите кнопку «Новое правило». Выполните одно из следующих действий:
- создание правила на основе сообщения в папке – откройте папку, содержащую сообщение. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого требуется создать правило. Выберите команду Создать правило . В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить;
- чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
Чтобы применить правило сразу после его создания, установите на последней странице мастера правил флажок Выполнить это правило для сообщений , которые уже находятся в папке «Входящие ».
- Создание правила на основе создаваемого сообщения – добавьте получателя и тему сообщения. Выберите команду Создать правило . В диалоговом окне Создание правила
- Создание сообщения на основе имени или списка рассылки в сообщении – Откройте сообщение, на основе которого требуется создать правило. Щелкните правой кнопкой мыши имя или список рассылки в поле «От», «Кому» или «Копия» и выберите команду Создать правило . В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
- Создание правила на основе оповещения, полученного с узла SharePoint – если у вас имеется несколько учетных записей электронной почты, слова «мне» и «мое» в условиях относятся к почтовым адресам всех ваших учетных записей, а не только активной в настоящий момент.
Выполнение правил вручную
- В области переходов выберите Почта .
- В меню Файл выберите команду Мастер правил .
- Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие ».
- Нажмите кнопку «Применить правила».
- В списке Выберите правила для выполнения установите флажки рядом с правилами, которые требуется выполнить.
- Выполнение правил в текущей папке – чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки . Выберите в списке Применить к тип сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить»;
- Выполнение правил в другой папке – чтобы изменить папку, в которой будут выполнены правила, нажмите кнопку «Обзор». Чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки . Выберите в списке Применить к типу сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить».
Правила выполняются в том же порядке, в котором они отображаются в списке Выберите правила для выполнения. Порядок выполнения может быть изменен только в списке правил диалогового окна Правила и оповещения .
Обновление правил из более ранней версии
Эта процедура возможна, только если на всех компьютерах используется Microsoft Office Outlook одноц версии. После обновления правил, если используется более ранняя версия Microsoft Outlook, в списке правил будут отображаться только имена некоторых правил. Некоторые описания для правил могут не отображаться.
- В области переходов выберите Почта .
- В меню Файл выберите команду Мастер правил .
- Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие ».
- Нажмите кнопку «Параметры».
- Нажмите кнопку «Обновить».
Если существует несколько папок «Входящие », то потребуется повторить эту процедуру для каждой из них.
Автоматическое перемещение сообщений от определенного лица
- Выделите сообщение от лица, сообщения от которого необходимо автоматически перемещать.
- В меню Файл выберите команду Организовать .
- Во втором элементе маркированного списка выберите необходимые параметры. Чтобы выбрать папку, нажмите стрелку рядом со списком в папку.
- Нажмите кнопку «Создать».
Для создания более сложных правил организации элементов можно использовать диалоговое окно Правила и оповещения меню Файл .
Импорт или экспорт набора правил
Импортируемые правила помещаются в конец списка мастера правил. За один раз мастер правил может импортировать только один набор правил. Экспортируемые правила сохраняются в файле с расширением имени .rwz .
- В области переходов выберите Почта .
- В меню Файл выберите команду Мастер правил .
- Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие ».
- Нажмите кнопку «Параметры».
- Выполните одно из следующих действий:
- Импорт правил – нажмите кнопку «Импорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, содержащего импортируемый набор правил. Чтобы импортировать файл, содержащий правила, созданные не в мастере правил, например правила, совместимые с предыдущими версиями Microsoft Outlook, выберите соответствующий тип файла в списке Тип файлов . Нажмите кнопку «Открыть»;
- Экспорт правил – нажмите кнопку «Экспорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, в который следует экспортировать набор правил. Если экспортируется файл, содержащий только правила, совместимые с предыдущей версией Microsoft Outlook, выберите в списке Тип файла значение «Правила, совместимые с Outlook 2000», «Правила, совместимые с Outlook 98» или «Правила, совместимые с Outlook 2002/2003». Нажмите кнопку «Сохранить».
Использование правил для сообщений Outlook позволяет экономить время, которое вы могли бы потратить на рутинные процессы и значительно повышает производительность вашей работы. Достаточно настроить правила единожды и в дальнейшем заданные условия будут применяться автоматически. Наиболее популярное правило, которое, наверное, используют все пользователи Outlook - сортировка писем по папкам. В моем ящике без этой сортировки творился бы полнейший хаос. А какие еще правила можно настроить в Outlook?
Правила в Outlook подразделяются на две категории: правила организованности и правила информированности. Кроме того, можно создать пустое правило, чтобы настроить его по своему усмотрению.
- Организованность . Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например от Егора Трибалова, чтобы его сообщения со словом "отчет" в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория "Отчеты" и они были перемещены в папку с именем "Отчеты Егора".
- Информированность . Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на мобильный телефон пользователя автоматически отправлялось сообщение при получении сообщения от его руководителя.
- Начать с пустого правила . Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.
Создание встроенных шаблонов правил для стандартных сценариев
На вкладке Файл выберите пункт Управление правилами и оповещениями .
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Новое .
В группе Шаг 1 выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность .
В группе Шаг 2 щелкните подчеркнутые значение. При выборе ссылки адресаты или общедоступная группа , будет открыта адресная книга.
В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы правило применялось.
В группе Шаг 1 выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
В группе Шаг 1 выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее .
В окне Шаг 1 введите имя правила.
В группе Шаг 2 установите флажки для нужных параметров.
Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие , установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие" .
Создание правил из сообщения
Кроме того, можно быстро создать правило на основе уже полученных сообщений. Наиболее логичное применение этого правила - перемещение сообщений от заданного отправителя/группы отправителей в одну папку.
Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила .
Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.
Сделайте одно из следующего:
- Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК .
- Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило .
Откроется диалоговое окно Создание правила .
- В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.
- В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
- Установите флажок Переместить элемент в папку .
Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать , чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.
Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
Бывает, что к Вам на почту MS Outlook приходят постоянно письма от определённого адресата и чтобы иметь быстрый доступ к ним их желательно бы переместить в отдельную папку и при этом, чтобы все последующие письма от данного адресата перемещались туда автоматически. Вот тут к нам на помощь приходит функция «Правила и оповещения».
Для начала создадим папку, куда будут перемещаться письма от определённого адресата. Для этого кликаем правой кнопкой мышки по папке «Входящие» и в открывшемся меню выбираем «Создать папку».
Задаём имя созданной папки и жмём «ОК».
Вот у нас появилась созданная нами папка
Но сами письма туда перемещаться не будут, для этого необходимо настроить правило. Для того чтобы создать правило кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата для писем от которого хотим создать правило и в открывшемся меню выбираем «Создать правило».
В открывшемся окне, ставим галочки, как показано на рисунке ниже
В следующем открывшемся окне необходимо выбрать созданную нами папку. То есть, мы выбираем папку в которую будут перемещаться письма от определённого адресата. Жмём «ОК».
Следующее сообщение спрашивает о том выполнить ли наше новое правило для всех писем текущей папки, то есть, переместить ли уже полученные письма от определённого адресата в созданную нами папку. Ставим галочку как на рисунке ниже и жмём «ОК»
Ну, вот и всё. Правило создано. Уже полученные письма от определённого адресата отсортированы в созданную нами папку и все последующие письма от этого адресата будут также автоматически перемещаться в эту папку.
Деловая переписка по интернету в наше время стала обыденным делом. Через электронные письма передаётся масса нужной и важной информации, отправляются документы и даже заключаются сделки. Что делать, если ваша работа напрямую связана с электронной почтой, но по каким-то причинам (отпуск, командировка) вы не сможете иметь доступ к вашему почтовому аккаунту? Outlook позволяет держать связь с адресатами даже на расстоянии.
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.
Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны - хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.
Правила в Microsoft Outlook - это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.
Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.
Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007
Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.
Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016
Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.
Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003
Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:
Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016
Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.
Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013
Как отключить автоответ
Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.
В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».
Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ
Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, - незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!