Как создать семейный архив. Вот пара идей решения этого вопроса

Семейный архив – очень важная и интересная вещь. Многие люди занимаются созданием генеалогического древа, некоторые коллекционируют старинные фотографии своих родственников и не только, другие отдают предпочтение письмам, дневникам и другой бумажной документации. Вот на ней мы и остановимся в данной статье.

До появления интернета, люди общались лично или через письма и открытки, а свои мысли разделяли не с подписчиками в социальных сетях, а с близкими друзьями и личными дневниками. Скорее всего, в каждой семье есть такие артефакты: переписка бабушки с дедушкой, поздравительная телеграмма на рождение ребенка, дневники близких родственников. Все это, как бы странно не звучало, документы, хранящие исторические факты. Согласитесь, интересно же читать письма великих людей, живших 100, а то и 200 лет назад. Так давайте и мы попробуем сохранить нашу память для будущих поколений.

Что подойдет для создания семейного архива

К бумажным документам, входящих в семейный архив, можно отнести:

• старые свидетельства о рождении, о заключении брака, трудовые книжки, грамоты и так далее,
• письма, открытки, телеграммы,
• личные дневники,
• газетные и журнальные вырезки.

С хранением и систематизацией семейных архивных документов у вас не должно быть сложностей. К ним применимы все те же принципы, что и к личным документам. Если же у вас возникают затруднения, то вы можете почитать наши советы и привести в порядок всю документацию.

В этой же статье мы рассмотрим такие вопросы, как систематизация и хранение личных писем и дневников.

Систематизируем историю семьи в письмах

Первое, с чего хочется начать, это письма и телеграммы. Как правило, в большинстве семей они лежат стопочками в какой-нибудь коробке на антресолях. На самом деле, это не очень верно. Ведь архив не терпит беспорядка.

Как же разобраться в большом количестве старых писем? Во-первых, пересмотреть все конверты и выяснить, в каждом ли из них есть письмо. А может в одном конверте лежит сразу два письма? Тогда надо определить, какое из них «не родное». Во-вторых, постараться систематизировать все по датам. Это непросто, но серьезным подспорьем в этом деле станут почтовые штемпели. В-третьих, проследите «сюжетную линию» сообщений. Возможно, у вас получится составить целые серии переписки между двумя людьми.

После того, как вы разложили по стопочкам все это богатство, следует заняться созданием копий. Если не каждое письмо или телеграмма имеют большую ценность, то выберите наиболее важные и отсканируйте их.

Затем можно приступать непосредственно к созданию архива. Для того, чтобы оригиналы писем дольше сохранились, вам понадобятся конверты и папки из бескислотной бумаги. Пластиковые файлы или конверты не подойдут, так как бумаге нужно дышать, а делать это в пленке просто невозможно. Каждый такой конверт с письмом или серией писем следует подписать: дата, город, адресат и адресант (отправитель).

Еще небольшой совет: перед тем, как сложить все конверты с письмами в коробку, сделайте тематические разделители. Это могут быть маркеры с датами или городами, фамилиями авторов писем или с темами (поздравления, рассказы о жизни, личная переписка). Благодаря таким разделителям в дальнейшем вам будет проще найти нужное письмо.

Личное и дорогое - разбираем дневники

Более системного подхода требует разбор такой части семейного архива, как личные дневники, песенники, анкеты, альбомы со стихами. Ведь чаще всего, это целые произведения искусства, которые хочется сохранить на долгую память не только для себя, но и для своих детей.

Итак, приступаем. Если у вас несколько авторов дневников или альбомов, то сначала разложите их по владельцам. Следующий этап – это проверка состояния тетрадей. Как правило, наиболее подвержены времени уголки листов: они загибаются, обтрепываются, отрываются. В этом случае вам на помощь придет тонкая конденсаторная бумага. Намажьте полоску такой бумаги мучным клеем и закрепите с ее помощью надорванную страницу.

Вполне вероятно, что у некоторых старых альбомов будут проржавевшие скрепки. Их лучше удалить и заменить на новые. Если нет возможности поменять скрепки, аккуратно соберите листы, сделайте отверстия дыроколом и свяжите атласной лентой. Старайтесь делать отверстия максимально ближе к краю листа, чтобы не испортить исписанные страницы. Не советуем отдавать такие документы в переплет: пластиковые пружинки или скрепки имеют достаточно грубые края, которые могут с легкостью порвать уже неновые листы бумаги.

Теперь, как и в случае с письмами, приступаем к созданию копий. Оцифровка многостраничных документов достаточно сложный процесс. Тут важно не только оцифровать все имеющиеся страницы, но и объединить их в один документ, при этом важно сохранить правильный порядок. Это необходимо для того, чтобы в последствии обеспечить возможность последовательного просмотра всех страниц. Лучше всего для этого подойдет формат pdf.

Наконец, все тетради отреставрированы, отсканированы, можно приступать к архивированию. Если в альбоме есть страницы с фотографиями, то будет очень хорошо, если вы проложите их листами бескислотной бумаги. Затем, каждый документ помещаем в отдельный специализированный плотный конверт и подписываем. Все, основная работа по созданию архива из личных дневников, песенников, анкет и альбомов со стихами проделана.

В этой части статьи мы еще раз хотим обратить ваше внимание на бумагу, из которой изготавливают конверты для хранения архивной документации. Такую бумагу называют бескислотной. Ее главное достоинство в том, что в ней содержится щелочной резерв, позволяющий нейтрализовать кислотность, возникающую при хранении.

А теперь пять главных правил хранения:

1. Бумажные документы лучше всего хранить при температуре 10-20 0 C и относительной влажности 40-50%. Не лишней будет хорошая циркуляция свежего воздуха.
2. Ни в коем случае нельзя хранить архивы на балконе, чердаке или в подвале. Повышенная влажность или излишнее тепло могут ускорить химические процессы, которые сделают бумагу более хрупкой, а чернила – менее яркими. Поэтому, лучше всего хранить архивы в центральной части дома или квартиры.
3. Теперь несколько слов про свет. Не секрет, что именно свет содержит высокий процент ультрафиолета, который разрушительно действует на бумагу. Поэтому ценные документы хранить на свету строго запрещено. Но если вы хотите часто перечитывать письмо или повесить на стену лист из альбома со стихами любимой бабушки, сделайте с них качественную копию, и именно ее разместите на видном месте.
4. Все семейные архивы лучше всего хранить в жестких папках, коробках или ящиках. Такие корпусы обеспечат физическую защиту ценным бумагам, а также предохранят их от пыли и прямого света. Главное, чтобы коробки не были герметичными, так как бумагам необходим приток воздуха.
5. Обязательно каталогизируйте все документы и ставьте соответствующие пометки на коробки для хранения. Например, можно составить список писем или дневников, хранящихся в конкретном боксе, распечатать его и наклеить на крышку. Таким образом, вы сможете сократить время на поиски нужного документа и сбережете от излишних стрессов другие бумаги.

И, наконец, последний момент. Вы спросите, а что можно сделать с электронными копиями? Во-первых, это важный резерв, который может понадобиться при утрате оригинала. Во-вторых, копию можно распечатать и повесить на стену, показать друзьям, взять с собой в архив для поиска дополнительной информации. В-третьих, вы можете создать личный виртуальный архив в одном из облачных хранилищ и открыть доступ к нему своим близким родственникам. Поверьте, они вам будут очень благодарны!

Д окументы есть в каждом доме , и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).

Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:

1 шаг. Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировка оставшегося.

3 шаг. Организовать хранение.

У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание.

Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем.

3 шаг. Организация хранения.

Самый приятный и творческий процесс.

Начала я с инструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в ноутбуке.


Расскажу как. В сети есть практически все инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и скачать файл pdf или обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель, коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее. Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное, что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик для документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто используемые ближе.
! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то красивое, чтобы не портить интерьер.

! Большое количество папок, на мой взгляд, не очень удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки получились такие:

• документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
• документы на авто;
• личная папка для каждого члена семьи;
• медицинская папка для ребенка;
• квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
• старые платежи (архив за три года);
• текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).

Папка с коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала, просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться конверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости.

Шаг 1. Собрать всё в одном месте

Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату). Тут вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр. При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, где они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом. Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.

Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.

Шаг 2. Сканируйте документы и фото. Делайте заметки, упорядочивайте вещи по типу

Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано. Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.

Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.

Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей

Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших рассортированных предметов.

• Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.

• Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать. Это сохранит их дольше, чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку .
• Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.

Очень хорошим местом хранения документов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранения должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.

Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость — враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.

Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи

Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:

• избегайте для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
• не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
• не складывайте ничего в неотапливаемых гаражах и навесах.

Шаг 5: Семейный архив — поделитесь документами и вещами с другими членами семьи

Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:

1. сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями с другими членами семьи;
2. создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

В последние годы пленочная фотография перестала быть массовым явлением и стала уделом не слишком многочисленных энтузиастов. Мы не будем подробно описывать все последствия состоявшегося перехода от пленки к цифре, это тема отдельного большого материала. Остановимся лишь на двух из них: количество фотографий, создаваемых среднестатистическим фотографом в год, резко увеличилось, причем печатаются тем или иным образом лишь очень немногие из них.

Понятно, что эти два явления связаны между собой самым непосредственным образом. Если вы снимаете на пленку, волей-неволей приходится задумываться, стоит ли сейчас давить на кнопку спуска, или нет. В кассете максимум 36 кадров («кропнутую» семидесятидвухкадровую экзотику прошлых лет не рассматриваем), плюс к тому проявка и печать стоят денег.

Ну а в том случае, когда мы используем цифровую фотокамеру, ограничений нет практически никаких. Флеш-карточки сейчас до неприличия емкие и дешевые, зачастую они могут вместить несколько тысяч кадров максимального качества. Да и за просмотр полученных «шедевров» на экране компьютера денег не берут.

Результат – гораздо большее количество фотоснимков. Уже этого было бы вполне достаточно для того, чтобы радикально снизить количество печатаемых карточек. Дело даже не в цене отпечатка, дело в том, что готовые фотографии надо где-то хранить.

Современный фотолюбитель средней руки за год может отснять и десять, и пятнадцать тысяч кадров. Даже если распечатать их в формате 10х15, мы получим огромный объем материала – а куда его девать, особенно в обычной квартире?

Более того, на увеличение количества снимков наложилось ухудшение их среднестатистического качества. В самом деле, если создание фотографии ничего не стоит, многие люди вообще перестают задумываться над построением кадра и выбором правильных настроек: «И так сойдет, в случае чего – переснимем!». Разумеется, получившийся при таком подходе к творчеству продукт печатать обычно никому не хочется, ибо он ужасен как с технической точки зрения, так и с художественной. Такие «фотки» не радуют обычно даже самого фотографа, просматривают их только один раз. После чего плоды фотосессии исчезают в глубинах жесткого диска домашнего компьютера, где со временем и гибнут бесславно.

И Бог бы с ними – кабы не тот факт, что вместе с плевелами уничтожаются и зерна. В самом деле, у любого человека есть какие-то снимки, которые ему нравятся, и очень обидно бывает, когда их не удается найти среди залежей мусора.

Некоторым людям, недавно вошедшим в мир цифровой фотографии, такая ситуация может показаться абсурдной. «Как это, мол, так – не получается найти нужный снимок? У меня это занимает пару секунд!»

Вынужден предостеречь их от излишнего оптимизма – так бывает только поначалу, когда снимков не много, и сняты они недавно. Поэтому фотограф еще хорошо помнит, где у него что лежит.

Фотографии, лежащие в беспорядке – это неудобно

Но проходит время, и ситуация меняется. Количество снимков нарастает лавинообразно, а память начинает подводить. Не так уж просто вспомнить, что именно изображено на фотографии десяти- пятнадцатилетней давности, особенно если изображений за тот период было накоплено много. И с каждым новым съемочным днем положение лишь усугубляется.

Доходит до абсурда – один знакомый хвастался мне однажды, что «сумел найти нужный снимок за пять часов, и это очень быстро». Именно тогда я окончательно понял, что стихийно сложившуюся систему управления изображениями – если, конечно, можно так назвать бессистемную фотосвалку – надо радикально менять.

Что мы можем сделать? Многое. Прежде всего, необходима максимально полная унификация всего и вся. Не секрет, что люди часто хранят свои фотографии крайне небрежно. Часть находится на жестком диске компьютера – и, конечно, в разных местах. Часть – на CD-диске, полученном от друга. Еще часть – на каких-то флешках, и так далее. Такой «зоопарк» по определению не может обеспечить нам ни удобства поиска фотографий и доступа к ним, ни надежности хранения.

Поэтому первое, что нам стоит сделать, так это скопировать все накопленное добро на жесткий диск компьютера. Не факт, что мы его потом там оставим, но для начала так будет правильнее. Если материалов скопилось много, а жесткий диск невелик, то обработку фотографий можно производить порциями, хотя это и не столь удобно.

Ладно, фотографии мы собрали, попутно обнаружив, что часть сменных носителей пропала, а часть уже неработоспособна. Укрепились во мнении, что поддержание порядка – дело нужное. Дальше что?

А дальше надо вспомнить, какой у нас стиль съемки. Часто ли мы фотографируем, или не очень? Если выходы «на дело» – редкость, все сравнительно просто; нет необходимости прибегать к сложным методам каталогизации. Вполне достаточно будет создать отдельную папку для каждого года, а в ней уже – несколько подпапок для отдельных событий, будь то встреча друзей, туристический поход, поездка на отдых или чья-то свадьба.

Сопутствующая информация в таком случае может храниться просто в именах папок и, иногда, файлов. Вот пример: « 2008_05_12-France_Germany-Ivan_Ivanov/IMG_6401-Tour_Eiffel.jpg ».

Название папки начинается с даты, когда был сделан первый снимок, причем вначале указывается год, потом месяц, и лишь за тем число. Соблюдение такого порядка важно потому, что в результате наши папки будут расположены в хронологической последовательности. Предположим, что весной мы ездили во Францию, а осенью – на Бали. Если дата не указана, папка «Bali» будет перед папкой «France», что неудобно.

Кому-то указание даты в начале имени папки может показаться излишним: мол, рассортировать объекты по времени их создания и так несложно, благо средства операционной системы позволяют считывать информацию о времени создания файла или директории. Однако такой метод крайне ненадежен, ибо масса программ обожает переписывать разного рода метаданные – и практически каждый сталкивался с ситуацией, когда, по мнению ОС, картинка была изменена раньше, чем создана. Именно поэтому указать дату в названии лишним не будет.

Дальше мы пишем, какого рода фотографии содержатся в папке. Это могут быть – как в нашем случае – кадры из туристической поездки. В таком случае целесообразно указать название посещенного места или страны. Но также речь может идти о каком-нибудь событии. Если вы фотографировали свадьбу своих друзей, то текст может быть приблизительно такой: « Ira_Max_wedding ». В общем, принцип именования у нас прост и понятен.

Дальше – опционально – можно упомянуть и фотографа, осуществлявшего съемку. Это будет полезно в том случае, когда одно событие фотографировали несколько человек одновременно. Ну а в том случае, если снимал лишь один человек – то есть вы – авторство можно и не указывать, дабы не удлинять сверх меры путь к файлу.

Итак, с именем папки разобрались, теперь следует верно назвать файл. Прежде всего, стоит отметить, что в подавляющем большинстве случаев целесообразно оставить имя – или, правильнее будет сказать, номер, присваиваемый камерой. Благодаря нему фотографии будут рассортированы в хронологическом порядке, то есть номер выполняет ту же функцию, что и дата в начале имени папки.

В принципе, сгенерированное камерой название можно оставить прямо так, как оно есть – но можно и добавить к нему описание того, что же, собственно, изображено на снимке. В нашем случае это Эйфелева башня – « Tour_Eiffel ».

И еще пара замечаний методического характера. Несложно заметить, что в названиях файлов и папок я использовал исключительно символы латинского алфавита. Да, ныне большинство программ вполне корректно поддерживают кириллицу, но накладки все равно случаются. По той же самой причине не использовались и пробелы. Конечно, обходиться без транслитерации приятнее, но нужны ли вам лишние проблемы? Мне – нет.

Итак, архив создан. Теперь важно не забыть сделать его резервную копию. Носители для изготовления оной могут быть выбраны самые разные, но наиболее часто в быту используется внешний жесткий диск или оптика (CD-R, DVD-R, BD-R). Жесткий диск удобнее – всего одно устройство позволяет хранить весь каталог изображений целиком, не придется вспоминать, где находится та или иная папка. Однако в том случае, если он выйдет из строя – а такое иногда бывает – пропадут все снимки.

Оптические диски менее емкие, каждый из них сможет вместить всего несколько папок. Однако это более надежный метод, так как DVD-R не может быть случайно перезаписан, ему не страшны компьютерные вирусы и перепады напряжения в сети. Это не значит, что информация защищена на сто процентов – но в большинстве случаев теряется только часть данных, диск редко становится полностью нечитаемым. Поэтому, если хранить болванки в чистоте и темноте – солнечный свет для них губителен! – да еще и не забывать проверять их читабельность хотя бы раз в год, то архив ваш находится в относительной безопасности. Кстати, для облегчения поиска нужного диска стоит указать на коробке названия записанных на него папок. Вот, собственно, и все.

Впрочем, «все» - это только в том случае, если снимаете вы мало. Если же выходы с камерой случаются вполне регулярно, такой архив будет крайне малоэффективен. Нет, он все равно гораздо лучше, чем бессистемное сваливание отснятого материала, но искать нужный кадр потребуется очень долго.

А потому мы поговорим сейчас о создании архива посложнее, но и значительно более совершенного. Основное отличие – в том, что информация будет храниться уже не в названии файла, а в его метатегах, так называемом EXIF’е.

Часть информации, содержащейся в EXIF

Что такое EXIF? Exchangeable image file format, стандарт хранения метаданных (то есть данных о данных; о файле в нашем случае), разработанный в 1998 году авторитетной японской ассоциацией JEIDA. Благодаря EXIF стало возможным записывать информацию о фотографии прямо в нее саму, причем прочитаны и поняты эти данные могут быть практически любым совместимым устройством или программой. Есть отдельные теги, специфичные для той или иной фирмы-производителя, но большинство сведений вполне стандартны.

Поскольку EXIF не позволял прикреплять к файлу некоторые данные, необходимые для продуктивного взаимодействия фоторепортеров и пославших их на задание редакторов, была принята еще и IPTC Information Interchange Model, более известная просто как IPTC.

Читателю может показаться, что ему-то знать о ней вовсе не обязательно, ведь он не репортер. Однако это не так! Например, модель IPTC позволяет подробно описывать место и объект съемки, или указывать, распространяется ли на данную работу режим копирайта. Все это может пригодиться и любителю.

Как IPTC соотносится с EXIF? Для наших целей вполне допустимо считать IPTC расширением EXIF, хотя в реальности все несколько сложнее. Но это сложности для разработчиков программ, конечного пользователя они касаются мало.

Весьма приятным является тот факт, что значительная часть информации заносится в EXIF автоматически, при создании фотографии, и в результате мы можем узнать, когда был сделан тот или иной кадр, какой использовался режим съемки. Сохраняются данные о выбранном относительном отверстии, фокусном расстоянии, выдержке, ИСО… Все это здорово помогает тем, кто еще только недавно начал осваивать техническую сторону фотографического процесса. Благодаря информации из EXIF можно понять, почему кадр получился именно таким, и в следующий раз более осознанно настраивать свою камеру.

Возможности современной техники велики, но не безграничны. Никакой фотоаппарат не в состоянии определить, что именно он только что запечатлел. Поэтому описывать сфотографированный сюжет нам придется самостоятельно. Но прежде чем приступить к этому не слишком увлекательному, но необходимому процессу, нам потребуется выбрать программу, в которой мы и будем работать. Существует несметное множество фотовьюеров, и возможности их различаются кардинально.

Есть системы издательского класса, позволяющие легко находить нужный кадр среди десятков миллионов других, снятых сотнями разных фотографов. Есть программки, по своим возможностям недалеко ушедшие от встроенных в операционную систему утилит для простейшей работы с изображениями. Очевидно, нам подойдет нечто среднее, в крайности мы впадать не будем.

Одной из наиболее популярных ныне программ нужного нам типа является Google Picasa – и причина востребованности оной не только в том, что ее продвигает мощнейшая транснациональная корпорация, не только в том, что со ссылками на ее дистрибутив сталкиваются ежедневно миллионы людей.

Основа успеха Picasa – простота освоения в сочетании с довольно мощным функционалом. На этой утилите мы сегодня и остановимся. Совершенно бесплатно и вполне легально ее можно . Доступны версии для Windows, Mac и Linux.

Установка едва ли может вызвать какие-то затруднения. Правда, стоит задуматься, соглашаться ли на то, чтобы впредь по умолчанию использовать Picasa в качестве программы, по клику мыши на иконке открывающей большинство распространенных типов графических файлов. Если на вашем компьютере для просмотра графики используется что-нибудь вроде «Программы просмотра изображений и факсов Windows», предложение принять стоит. А вот в том случае, когда за работу с картинками отвечает какой-то более серьезный вьюер – например, ACDSee, то нет – если, конечно, устраивает его функционал, и не хочется опробовать что-нибудь новенькое.

Фотовьюер, часть программы Picasa

Также следует указать область памяти, подлежащую каталогизации. Это может быть как весь жесткий диск, так и отдельные папки. Ограничить зону поиска имеет смысл, например, в том случае, когда вы не хотите индексировать те или иные картинки или видеоролики. Маленькие тайны есть у всех… Впрочем, хранить секретные незашифрованные данные на жестком диске – это не лучшее решение, так что стоит задуматься об общем подходе к защите своей информации.

После завершения процесса инсталляции Picasa проверит содержимое всех подлежащих индексированию папок, дабы найти уже существующие фотографии и создать для них небольшие превью. Это, конечно, займет некоторое время. Поиск в папках может быть однократным, а может и повторяться при каждом запуске программы: все зависит от настроек, которые заданы при установке.

Как мы помним, по умолчанию наши папки будут расположены в хронологическом порядке. Это удобно – легче вспоминать, где что изображено.

Так выглядит папка с фотографиями перед началом каталогизации

Многие люди думают, что для каждой фотографии необходимо составить подробнейшее описание. Оно, конечно, не помешает, но при этом краеугольным камнем системы каталогизации является вовсе не текст на несколько абзацев, а небольшой набор ключевых слов. Мы же помним, что основная цель нашего труда – облегчение процесса поиска фотографий, а многословные описания тут помогут мало. Потребуется, как минимум, полнотекстовый поиск по данным EXIF, но большинство имеющихся программ его пока не поддерживают.

Иное дело – ключевые слова. Если их правильно выбрать, найти нужный кадр становится несоизмеримо легче, причем речь может идти не только об отдельном снимке, но и о некоторой, необходимой нам, выборке. Например, можно обнаружить все сделанные в горах снимки с цветами.

Однако правильно подобрать ключевые слова не столь уж просто. Да и научиться особо негде: интернет, конечно, пестрит заголовками статей о правильном их выборе, но… Речь обычно идет о поисковой оптимизации. Кому-то может показаться, что это ровно то, что нам требуется – мы ведь именно что оптимизируем процесс поиска фотографий. Однако радоваться рано, потому как поисковая оптимизация понимается авторами этих рекомендаций несколько однобоко, исключительно как способ завоевания первых позиций в результатах выдачи сетевых поисковиков. Причина такого перекоса очевидна: search engine optimization давно уже превратилась в индустрию с огромными оборотами. А где деньги, там и интерес публики.

Надо понимать, что у нас и у SEOшников разные цели: им требуется, часто любой ценой, поднять позицию продвигаемых материалов. В то время как мы заинтересованы в том, чтобы поиск по нашему архиву давал максимально корректный, релевантный результат. Поэтому применять советы, почерпнутые из материалов Сети, следует с осторожностью.

Итак, какие же все-таки выбрать ключевые слова в нашем случае? Ну, во-первых, следует просто подумать о том, когда и как мы будем искать данный снимок. Например, посетили мы местность с длинным, труднопроизносимым названием. Практически наверняка не пройдет и нескольких лет, как оно забудется. Однако предположим, что в этом районе расположен крупный метеоритный кратер, и его огромная котловина произвела на нас немалое впечатление. В этом случае гораздо вероятнее найти искомое по ключевому слову «метеоритный кратер», чем по названию местности. Нет, топонимы, конечно, следует указывать, просто не стоит надеяться исключительно на них. Подумайте, что вам больше всего запомнится в снимке.

Вводим ключевые слова

Очень важно единообразие в написании ключевых слов. Скажем, «Вася», а не «Васю», даже в том случае, если оного Васю куда-то несут, а фотограф именно процесс переноски и запечатлел. Вы никогда не вспомните, в какой именно форме указали то или иное слово. Впрочем, в перспективе эта проблема будет решена, так как программы-каталогизаторы стремительно совершенствуются, и в недалеком уже будущем станут поддерживать поиск с учетом разных словоформ. Однако архив должен быть функционален уже сейчас, а потому думайте, как именно написать то или иное слово.

Кстати, ключевое слово «Вася» было использовано исключительно в демонстрационных целях, в реальном фотоархиве его употреблять не следует. Василиев вокруг нас много, и найти фотографию нужного будет сложновато. Поэтому к имени стоит добавить и фамилию, либо же еще что-нибудь для более точной идентификации изображенного на снимке субъекта.

Имена мы обычно пишем с заглавной буквы – но в пределе можно отказаться и от использования прописных символов, особенно в том случае, когда их употребление четко не регламентировано. Например, вполне допустимо написать что «президент», что «Президент», и с точки зрения поискового алгоритма это, вообще говоря, разные вещи. Однако Picasa может искать слова без учета регистра букв, так что придавать чрезмерного значения этому вопросу не следует.

Пробелы использовать можно и нужно, благо сейчас мы имеем дело не с именами файлов. Так что в роли ключевого вполне может выступать целое словосочетание. В то же время не стоит злоупотреблять данной возможностью: «Красная площадь» будет в самый раз, а вот «угарная посиделка на хате у друзей Коляна» - нет.

Так, с ключевыми словами разобрались – можно ли теперь сделать еще нечто такое, что радикально облегчило бы нам дальнейший поиск нужных снимков? Да – самое время заняться геотеггингом, сиречь привязкой фотографий к тем точкам местности, где они были сделаны.

Таковая привязка позволяет нам отобразить все – или некоторые – снимки из нашего архива на электронной карте. Элементарным становится нахождение фотографии нужных объектов и местностей, даже в том случае, когда ключевые слова помочь по тем или иным причинам не могут.

Существует три варианта проведения геотеггинга. Первый, наиболее удобный, заключается в автоматическом добавлении координат точки съемки в EXIFсамим фотоаппаратом. Это возможно благодаря встроенному или внешнему GPS-модулю; жаль только, что большинство моделей камер им не укомплектованы.

Теперь фотоархив приобрел новое, географическое измерение, и в перспективе изменится подход не только к поиску, но и к демонстрации снимков, особенно туристических. С картой намного нагляднее получается.

В начале статьи мы уже разъяснили, что введенная нами информация будет храниться внутри самих файлов с фотографиями, в тегах EXIF. Этот метод хорош тем, что обеспечивает сохранность данных, а также возможность беспрепятственной миграции из одной программы-каталогизатора в другую. Но есть и недостаток – при таком подходе затрудняется поиск, особенно если снимки хранятся на разных носителях.

Для того чтобы работать с фотографиями было легко, информация о них должна храниться в централизованной базе данных. Однако в случае гибели такой базы – скажем, из-за отказа жесткого диска или действий компьютерного вируса – мы теряем абсолютно все вбитые в нее сведения. Конечно, БД можно было бы и архивировать, но какой пользователь этим занимается?

Возникает закономерный вопрос: нельзя ли объединить достоинства двух методов? Можно; достаточно всего лишь прописывать информацию не только в EXIF фотографии, но и в базу данных каталогизатора. Picasa так и делает. Только не следует забывать о том, что в случае изменения данных после создания резервной копии мы получим два несогласованных варианта одного и того же снимка. Теоретически программа могла бы запоминать этот факт для его устранения в будущем, но такое поведение является прерогативой продуктов корпоративного уровня. В нашем случае вопрос придется решать вручную.

Вообще, несмотря на впечатляющий уровень автоматизации, достигнутый благодаря современному софту, каталогизация все равно требует приложения рук. Многим кажется, что это слишком трудоемкий процесс, но такое мнение в корне не верно. Помните, речь идет о сохранении вашей личной Истории. Не сделаете вы – не сделает никто.

Более того, вспомните самое начало статьи – мы выяснили, что одной из предпосылок возрастания роли каталогизации стал стремительный рост количества и падение качества фотографий. Этот процесс набрал силу потому, что создание снимка ничего не стоит. А если мы тратим время на его обработку, то, волей-неволей, будем задумываться перед тем, как нажать на кнопку спуска затвора. Плохих кадров будет меньше, а хороших больше – ради такой перспективы стоит потрудиться.

Обсудить на форуме

«Домашний архив» — пользовательское приложение на базе FileMaker Pro, позволяющее организовывать материалы домашнего (личного, семейного, родового) архива в электронной форме, сортировать их, осуществлять поиск, распечатывать материалы, списки и карточки материалов домашнего архива.

У всех, кто трепетно относится к своей семейной истории и хочет сохранить для потомков свой домашний архив, рано или поздно возникает задача организации электронной версии такого архива. Причём организовать нужно так, чтобы удобно было сортировать материалы архива, оперативно искать, обмениваться материалами и, конечно, чтоб большая часть потребностей осуществлялась автоматически, а от пользователя требовалось бы только внести материал в базу данных. Существующее программное обеспечение, также как и возможности, предоставляемые операционными системами и офисными приложениями (нпр. папки, умные папки, ключевые слова, теги, таблицы Excel) не всегда полностью удовлетворяют потребности пользователей и зачастую их использование связано с определенными трудностями и неудобствами (нпр. структурирование материалов по лицам, к которым они относятся, и их размещение в соответствующих папках неизбежно приводит к дублированию файлов). Особенно при большом количестве материалов семейной истории.

Решить такую задачу и устранить возникающие проблемы призвано приложение «Домашний архив». Документы, рукописи, печатные издания, коллекции, медиаконтент, фотографии, рисунки, схемы, карты и проч. — электронные копии всего, что нашло свое место в домашнем архиве, может быть учтено, организовано и систематизировано в данном приложении.

Посмотрим на базовую стартовую страницу приложения (рис. 1)

Рис. 1. Базовая стартовая страница приложения «Домашний архив» в классическом стиле

При первом открытии приложении целесообразно обратиться к настройкам (см. рис. 2), позволяющим:

• Дать название домашнему архиву.
• Загрузить в приложение логотип (эмблему, родовой герб, вензель). Название и логотип после их введения отображаются на стартовой странице и в печатных формах перечней и карточек материалов.
• Отключить отображение того или иного модуля (если какие то материалы отсутствуют в домашнем архиве, нет желания их систематизировать в рамках данного приложения или отсутствует необходимость в их систематизации по какому-либо критерию).
• Выбрать стиль оформления приложения («Классический» или «Древний Египет»).

Рис. 2. Стартовая страница приложения «Домашний архив» с отображением окна настроек, названия архива, логотипа и пользовательским набором модулей.

Условно приложение состоит их двух групп модулей.

Первая группа, включающая модули «Документы», «Рукописи», «Книги», «Периодика», «Воспоминания», «Фильмы», «Аудио», «Изображения» и «Коллекции», используется собственно для учёта и организации данных видов материалов путем заполнения карточек материалов, размещения электронных копий материалов, установлению взаимосвязей между материалами, печати списков и карточек материалов.

Вторая группа, включающая модули «Лица», «Места», «Организации», «Подборки», «Источники» и «Архивы», на основе данных, внесенных в поля модулей первой группы, структурирует материал по одноименным критериям.

Организация материалов в модулях первой группы может быть следующей:

Вышеуказанное практически полностью покрывает все возможные материалы, хранящиеся в домашнем архиве. При возникновении трудностей в размещении материала в том или ином модуле (нпр. при несовпадении идентифицирующих признаков) может быть использован универсальный модуль «Коллекции».

Большинство модулей предлагают две формы отображения: перечень материалов и карточку материала. Для модулей «Периодика» и «Коллекции» используются три формы: обобщённый перечень периодических изданий (коллекций), карточку периодического издания (коллекции) и карточку отдельных выпусков издания (предметов коллекции).

При переходе к модулю со стартовой страницы отображается перечень содержащихся в модуле материалов, с указанием на их основные идентифицирующие признаки, с возможностями сортировки по ним, печати списка, настройками отображения списка, а также добавления/удаления материала (см. образец на рис. 3).

Рассмотрим возможности приложения на примере модуля «Документы» (другие модули работают аналогичным образом, различия заключаются в наборе идентифицирующих материал признаков (полей)).

Рис. 3. Страница приложения «Домашний архив» с перечнем содержимого модуля «Документы»

Из страницы перечня осуществляется переход к карточке материала, содержащей поля для заполнения идентифицирующих данных, загрузке электронной версии материала (см. рис. 4). Имеются возможности сортировки материалов по полям и печати карточки материала. Карточка материала может быть настроена применительно к конкретным требованиям пользователя (имеется опция отключения отображения отдельных полей) (см. рис. 5)

Рис. 4. Форма карточки документа для заполнения

Рис. 5. Карточка документа с открытым меню настроек и пользовательским набором полей

Особый интерес представляют поля «Источник комплектования», «Место хранения оригинала», «Лица» и «Подборки». Они предназначены для систематизации материалов по данным критериям и соответствуют модулям «Источники», «Архивы», «Лица» и «Подборки».

Поле «Источник комплектования» используется для учета лиц (родственников, организаций, архивов, сайтов и проч.), от которых материал получен, например в случаях если домашний архив пополняется материалами, относящимися к семье, полученными от других лиц.

Для случаев, если пользователь ведет поиски материалов семейной истории в государственных или ведомственных архивах, получая оттуда копии документов, это возможно зафиксировать привязкой материала к такому архиву в поле «Место хранения оригинала» и сопутствующих ему полям «Фонд», «Опись», «Дело» и «Единица хранения».

Одновременное использование полей «Источник комплектования» и «Место хранения оригинала» актуально, если поиск в архивах ведется пользователем с привлечением организаций, специализирующихся на генеалогических исследования и работе с архивами. В этом случае в поле «Источник комплектования» целесообразно указать эту организацию, а в поле «Место хранения оригинала» наименование архива.

Такие взаимосвязи могут существенно облегчить работу пользователя при определении дальнейших перспектив поиска новых материалов.

Материал можно также привязать к лицам и организациям, к которым он относится (нпр. в свидетельстве о рождении указаны сведения о рожденном человеке и его родителях, трудовая книжка содержит информацию о работе члена семьи на каком-то заводе — приложение позволяет учесть эти сведения и обобщенно их увидеть в модулях «Лица» и «Организации»).

Аналогичным образом приложение позволяет сгруппировать разного вида материалы в подборку по любой заданной пользователем теме (поле «Подборки» в карточке и одноимённый модуль). Например, в домашнем архиве имеются документы, отражающие боевой путь члена семьи в Великой Отечественной войне, военная переписка, фильмы и книги о войне, звукозаписи участников. После заполнения поля «Подборки» темой «Великая Отечественная война» в карточках каждого из материалов в модуле «Подборки» наглядно отобразятся все материалы, относящиеся к теме (см. рис. 6).

Рис. 6. Карточки подборки «Великая Отечественная война»

Как видно, в модуле «Подборки» собраны все материалы архива по определенной пользователем теме. Перечни снабжены гиперссылками: щелчок мыши на материале из перечня открывает карточку материала.

Аналогичным образом работают иные модули второй условной группы. Дубликаты материалов при этом не создаются: переход по любым ссылкам осуществляется именно к первоначально введенным данным и электронной копии материала.

Упрощенно работа с приложением сводится к следующему: заполнение карточки материала, привязка его к источникам комплектования, архивам, лицам, организациям и подборкам (при необходимости. Если её нет, то отсутствие любой привязки никак не повлияет на работу приложения), структурированный просмотр и/или иное использование материалов в соответствии с потребностями пользователя.

Таким образом, приложение «Домашний архив» представляет собой удобный инструмент для тех, кто начинает или продолжает работать с домашним архивом, изучает по нему семейную историю и хочет сохранить его для потомков.

Приложение «Домашний архив» разработано на основе изучения опыта систематизации домашних архивов нескольких десятков их владельцев и лиц, ведущих генеалогические поиски. Как показало исследование ситуация не очень удовлетворительная: используемые системы не отвечают потребностям пользователей, что негативно сказывается на полноте исследования семейных историй, приводит к потере важной информации и невозможности делится ею с другими. Ликвидировать пробел в наличии достойного программного обеспечения для ведения домашних архивов призвано приложение «Домашний архив».

В настоящее время приложение проходит тестирование у разработчика на базе его родового архива, насчитывающего в настоящий момент несколько тысяч единиц хранения и постоянно пополняющегося. После окончания тестирования разработчиком приложение будет предложено для приобретения заинтересованным лицам.

По вопросам о подробностях работы приложения и предложений по фукнционалу приложения обращаться к разработчику: Овсянников Юрий Захарович,